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じまニズム

身の回りの出来事や気になった事、興味のあることを書いていきたいと思います。

自分流のビジネス手帳

はじめに

 ある時から、

”20xx年度版ビジネスダイヤリー”

のようなビジネス手帳は使わなくなった。
 頭のいい人か、仕事ができる人か、有名大学の学生だか忘れたが、そのような人は罫線だけのノートを使うというような内容の本をよむ機会があって、それを試してみるようになった。
 数年時間がかかったけれど、今の仕事のスタイルの中で自分流のノート(手帳)の活用方法がまとまってきたので、それを紹介したいと思う。


使用する手帳


手帳はモレスキンのスクエアノートポケットタイプを使用している。

MOLESKINE モレスキン スクエアードノートブック・方眼・ポケット ([文具])

MOLESKINE モレスキン スクエアードノートブック・方眼・ポケット ([文具])

 

  説明するまでもなく、みんな知っているノート。

こだわりいっぱいの高級(?)品だが、シンプルな普通の方眼ノートです。

だけど、その分自由度も多い。(活用方法の参考になる本)

モレスキン 「伝説のノート」活用術?記録・発想・個性を刺激する75の使い方

モレスキン 「伝説のノート」活用術?記録・発想・個性を刺激する75の使い方

 

 

カレンダーページもなく、メモは日時と見出しタイトルを書いて、ただ時系列に書き込んでいく。”A案件用”、”Bプロジェクト用”とかいう風に、ノート中や別ノートでカテゴリー分けせずに、ひたすらメモを書き込んで、一つのノート(手帳)で一元管理している。

 ポケットサイズは小さいと思うかもしれないが、常に持ち運ぶ事を考えると小ささは正義。仕事ではノートパソコンも併用しているが、外出や打ち合わせなどでノートパソコンと手帳を持ち歩くときも、小さいノートはかさばらなくて便利。

 値段は高いが”モノ”自体気に入っていて愛着がある。「常に持っていたい」と思えることが大事だと思う。
 最初の数回は一回り大きいサイズを使っていたが、今はこのサイズに落ち着いている
近頃はカラフルなカラーのタイプもあるけれど、色は自分はずっと黒色。ビジネス用で使っているし、年齢も年齢なので。シンプルすぎて味気ないと思うのであれば、ステッカーなんかを貼って個性を出してみるのももいいと思う。

 

使用しているペン

 ペンも、いろいろと使ってきたが、最終的にはフリクションの4色ペンを使用している。多色はページを見やすくするのに便利だし、携帯性を考えると多色ペンは実用的。
あとから消せるのも、なんだかんだで使いやすい。モレスキンということで万年筆を使ったりすることもあったけど、結局実用性を選んだということ。
フリクションの4色タイプは見た目も悪くないし、自分的には太さも適度で力を入れやすく書きやすい。本当はブルーブラックのリフィルがあるといいのだが、黒色もグレーぽっくて気に入っている。

 

 

 

 ノート(手帳)の使い方

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最初の準備
 各ページの全てのページに手書きでページ番号を書き込む。

(面倒と思うかもしれないが、下ろしたての新品ノート使うときの儀式みないなもの。愛着も湧くと思う。)
 見開きページ右側に、何色かの付箋を貼り付ける。(手帳が厚くならないように5mm程度の束だけ)

 

カレンダー
 インターネットでフリーダウンロードのカレンダーを印刷して、見開きページに貼付ける。手作り感があってこれも愛着がわくと思う。このカレンダーに何かを記入することはないけど、日程打ち合わせをするときにさっと見ることができるのであると便利。
 工夫して予定を記入できるタイプのカレンダーを貼り付けておくと、ここに書いたイベントの日付けからページを追うことができるので、
「あの打ち合わせのときのメモ見返したいけど、いつだったっけ」
といった場合には便利だと思う。

 

デイリーの手帳ページ

まず毎日、出来るだけ目立つように日付の見出しを記入する。

その日の簡単なスケジュールを日付見出しの下に書き込む。
Outlookでスケジュール管理しているので, その情報を朝会社に着いたら記入する。毎朝のルーチン。仕事を始める前の、その日一日のスケジュールの確認にもなる。)

見出しの下でなく、前述のカレンダーのページに記入してもいいかもしれない。

 その日行った打ち合わせのメモ、手書きで整理したメモや考えは、時間とタイトルをかいて記入する。考えをまとめるためにA4の紙などに書いた資料や、ホワイトボードに残した重要な内容の議事録(プリントアウトして)などは、折りたたんで手帳に貼り付ける。

 関連する電子ファイルがある場合は、「abcフォルダに保存」などメモを書き込んで、PC内のファイルとも関連付けしておく。

 朝昼にまたがる作業や日にちをまたぐ作業で途中に別の内容のメモをするような場合でも、とにかく時系列に区切って書いていく。分断されたメモは、ページ番号を利用して相互にリンクマークを書いておく。

 空いた時間でやるような細かい作業の備忘録などは、小さくやることリストにして記入。一日が終わってできなかった場合には、Todoリスト専用ページに転記する。(もしくは次の日に手早くやってしまうなら、付箋紙に書いて翌日のページに張っておくのも手。)

  重要なメモや後で見返す必要の有りそうなページは付箋を付けておく

 

ToDoリストページ
1ページまるまるToDOリスト。目立つように全部赤字で書いている。
ToDo用の付箋を貼付けて(専用色)すぐにページを開けるようにしている。
記入方法は、

□マーク(チェックマーク)、日付、内容。参照ページや完了目標日なども場合によっては記入する。

 

 

 まとめ

 ここまで書いてきたのが、自分の仕事用ノート(手帳)の使い方。いろいろ試行錯誤してきたけど、今の自分の仕事の内容に合っていてようやく使いやすくなってきた。

既製のビジネス手帳を使っていて、いまいちしっくりきていない人は、普通のノート(手帳)を買って自分流にカスタマイズしてみるのも面白いと思う。

 

 仕事の中心はパソコンだし、パソコンで仕事の管理を完結できないわけではない。手間に思うかもしれないけど、手帳に手書きで記入して、ペラペラページをめくってメモを探す。そんなアナログな作業が、仕事の合間合間で頭の整理になるし、仕事のリズム作りにも役立つ。

 そして、手間をかける分だけ手帳に愛着がわく。読み返したり書き込むのが楽しくなる。そして仕事の節目節目でまた手帳に戻ってくる。

 ”オリジナルの手帳”…なくてはならない仕事の相棒みたいで付き合っているのが楽しい。

 

じま

 

※またまたアマゾンプライムで見ることができる邦画の紹介で恐縮ですが、「鍵泥棒のメソッド(2012)」の中で手帳(大学ノート)を使う香川照之さんがなんかいい感じです…(^_^)